반복적으로 작성해야 하는 문서는 시간이 오래 걸리고 비효율적일 수 있습니다. 하지만 한글(HWP) 문서의 형광펜 기능을 사용하면 중요한 내용을 빠르게 찾고 수정할 수 있어 업무 속도를 높일 수 있습니다.
이번 글에서는 형광펜 기능을 활용한 문서 수정 팁을 소개합니다.
1. 한글 문서에서 형광펜 기능 활용하는 이유
1.1 반복 작업 시간을 줄일 수 있음
형광펜을 활용하면 문서에서 수정해야 하는 부분을 시각적으로 강조할 수 있어, 문서를 읽는 시간을 단축하고 빠르게 변경할 수 있습니다.
1.2 특정 키워드를 쉽게 검색 가능
Ctrl + F(찾기 기능)과 함께 사용하면 형광펜이 표시된 부분을 쉽게 검색하여 빠르게 수정할 수 있습니다.
1.3 문서 검토 시 가독성 향상
형광펜을 사용하면 중요한 부분과 수정이 필요한 부분을 한눈에 파악할 수 있어 팀원 간 협업이나 검토가 용이합니다.
2. 한글 문서에서 형광펜 기능 설정 방법
2.1 형광펜 기능 활성화
한글에서 형광펜 기능을 활성화하는 방법은 다음과 같습니다.
- 한글 문서를 엽니다.
- 상단 메뉴에서 [서식] → [글자 모양]을 클릭합니다.
- 형광펜 효과를 선택한 후 원하는 색상을 지정합니다.
- 강조할 텍스트를 선택한 후 적용하면 형광펜이 활성화됩니다.
2.2 단축키를 활용한 빠른 형광펜 적용
반복 작업이 많다면 단축키를 활용하면 시간을 단축할 수 있습니다.
- Alt + Shift + H : 형광펜 도구 활성화
- Ctrl + Z : 적용한 형광펜 취소
3. 형광펜 기능을 이용한 반복 문서 빠르게 수정하는 방법
3.1 수정이 필요한 부분 미리 강조하기
문서를 처음 작성할 때, 수정이 필요한 부분을 미리 형광펜으로 표시해 두면 빠른 수정이 가능합니다.
예시)
✔ [형광펜 적용]
“[회사명]에서 발급한 계약서입니다. 계약 조건은 [날짜] 기준으로 변경될 수 있습니다.”
✔ [수정 시]
“ABC 기업에서 발급한 계약서입니다. 계약 조건은 2025년 3월 1일 기준으로 변경될 수 있습니다.”
3.2 공통적으로 변경할 항목 한 번에 수정하기
반복되는 문서에서는 회사명, 날짜, 주요 조건 등이 자주 변경됩니다. 이때, 형광펜으로 미리 표시해 두면 Ctrl + F(찾기)를 활용하여 일괄 수정할 수 있습니다.
예시)
✔ [형광펜 적용 전]
"계약 기간은 **[날짜]**부터 **[날짜]**까지이며, 연장 시 별도 협의가 필요합니다."
✔ [형광펜 적용 후]
"계약 기간은 2025년 3월 1일부터 2025년 6월 30일까지이며, 연장 시 별도 협의가 필요합니다."
3.3 검토 및 피드백 시 활용
팀원들과 협업할 때, 검토가 필요한 부분에 형광펜을 추가하여 피드백을 요청할 수 있습니다.
✔ 예시 피드백 문장
"이 부분 문장을 좀 더 자연스럽게 수정해야 할 것 같습니다. (형광펜 표시)"
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4. 효율적인 문서 작업을 위한 추가 팁
4.1 한글 ‘찾기 및 바꾸기’ 기능과 병행 사용
형광펜을 적용한 후, Ctrl + H(찾기 및 바꾸기) 기능을 사용하여 일괄 변경하면 시간을 절약할 수 있습니다.
✔ 사용법
- Ctrl + H를 누릅니다.
- 찾을 단어(예: [회사명])를 입력합니다.
- 변경할 단어(예: ABC 기업)를 입력하고 모두 바꾸기를 클릭합니다.
4.2 색상별 형광펜을 활용한 작업 구분
형광펜 색상을 다르게 적용하면 중요도를 한눈에 구별할 수 있습니다.
- 빨간색: 반드시 수정해야 하는 부분
- 노란색: 검토가 필요한 부분
- 초록색: 참고할 사항
5. 결론
한글 문서의 형광펜 기능을 활용하면 반복적인 문서 작업을 빠르게 처리하고 가독성을 높일 수 있습니다. 특히, Ctrl + F(찾기 기능) 및 찾기 및 바꾸기(Ctrl + H)를 함께 사용하면 업무 효율을 극대화할 수 있습니다.
형광펜 기능을 적극 활용하여 문서 작업 속도를 높이고 정확도를 개선해 보세요.
